Control de gastos del expediente, cliente por cliente
El registro de gastos anota lo que su estudio adelanta en cada expediente. El gasto se carga desde la fila del movimiento que lo generó, con el importe en pesos o en dólares y un concepto opcional, y queda con la fecha de ese movimiento y el nombre de quien lo cargó. El expediente muestra su lista y su total; el cliente muestra el total de todos sus expedientes, con el desglose por IUE y descarga en CSV. Cada moneda lleva su propio total y nunca se convierten entre sí.
Es deliberadamente una anotación y no un sistema contable. No emite facturas, no registra honorarios ni cobros y no calcula saldos: contesta «cuánto llevo puesto acá», que es la pregunta que en un estudio chico se contesta de memoria hasta el día en que deja de contestarse.
Qué hace exactamente
- El gasto se carga desde la fila del movimiento del historial, con el botón «Cargar gasto». No hay que abrir otra pantalla ni otro módulo.
- Un importe y nada más obligatorio. El concepto —vicésima, timbres, perito— es opcional, y si se escribe de más se recorta en lugar de rechazar el gasto.
- Pesos o dólares, que son las dos monedas que existen en un expediente uruguayo. Cualquier otra se rechaza.
- El importe se escribe como se habla: «1.030» son mil treinta pesos, no uno con tres centavos. Antes de guardar, la pantalla muestra cómo lo interpretó.
- La fecha del gasto es la del movimiento que lo originó, no la del día en que alguien se acordó de cargarlo. Si la fecha no se puede leer, queda la de hoy.
- El expediente muestra la lista completa —importe, concepto, fecha y autor— con el total arriba, y una línea por cada moneda que tenga algo.
- La ficha del cliente suma los gastos de todos sus expedientes, con el detalle por IUE y la cantidad de gastos de cada uno.
- Ese detalle se descarga en CSV, con una columna por moneda, listo para abrir en una planilla en español sin que los acentos salgan rotos.
- Cada gasto guarda quién lo cargó, y el nombre sobrevive aunque esa persona deje el estudio.
- Los gastos son del estudio: una consulta con un identificador ajeno no devuelve nada, y el filtro por estudio se aplica antes de mirar el resto del pedido.
El problema no es olvidarse del gasto. Es no poder sumarlo
El gasto de un juicio aparece de a poco y siempre en el peor momento: una vicésima, un timbre, el anticipo de un perito, una copia. Ninguno de esos importes es grande, y por eso cada uno se anota donde se puede —una agenda, el margen de la carpeta, el campo de notas del expediente— y se sigue trabajando.
Anotarlo así funciona. Lo que no funciona es la pregunta siguiente. «¿Cuánto llevo puesto en este cliente?» no se contesta con texto suelto: un importe escrito adentro de una nota no se suma, no se ordena por fecha y no se pasa a una planilla sin volver a tipearlo todo, que es justamente el momento en el que aparecen los errores que después hay que discutir con el cliente.
La diferencia entre una anotación y un dato es que el dato se suma solo. Acá el gesto de cargar es el mismo que ya se hacía —se ve el movimiento, se anota el importe, se sigue—, pero el importe queda como número y el total aparece sin que nadie lo calcule.
El gasto cuelga del expediente, no del cliente
Un gasto se guarda contra el expediente en el que se hizo. El cliente se alcanza después, a través del expediente que le corresponde, y no se copia dentro del gasto.
Eso tiene una consecuencia práctica que se nota el día que hace falta: si un expediente se reasigna a otro cliente, sus gastos se van con él, sin que nadie tenga que corregirlos de a uno. Y un expediente que todavía no tiene cliente asignado puede acumular gastos igual, para que nadie tenga que elegir entre anotar el importe ahora o esperar a completar la ficha.
El orden también sale de ahí. La lista del expediente se ordena por la fecha del gasto, que es la del movimiento que lo generó, de manera que un gasto de hace tres meses cargado hoy aparece donde le corresponde y no arriba de todo.
Dos monedas, dos totales, ninguna conversión
En un expediente uruguayo conviven pesos y dólares, y la tentación obvia sería mostrar un único total «equivalente». LitisData no lo hace, y es una decisión, no una omisión: sin una cotización que el estudio haya elegido y pueda defender, un total en pesos equivalentes es un número inventado. Este número termina en una cuenta que se le pasa a un cliente.
Por eso cada moneda lleva su propio total, tanto en el expediente como en el cliente, y sólo aparece la que tiene algo cargado. En la planilla que se descarga pasa lo mismo: una columna de pesos y otra de dólares, para que cada una se sume por su cuenta sin que nadie tenga que filtrar primero.
Si el estudio quiere unificar las dos monedas en una sola cifra, la conversión la hace el estudio, con la cotización del día que decida y bajo su criterio. Lo que el sistema no va a hacer es elegir esa cotización por usted y presentarla como si fuera un dato.
Exacto hasta el centésimo, y por eso mismo no es contabilidad
Cada importe se guarda como una cantidad entera de centésimos, nunca como un número con coma flotante. Es un detalle técnico con una consecuencia muy concreta: sumar decimales en coma flotante arrastra fracciones invisibles, y un estudio que carga cien gastos así termina pasándole al cliente un número que no cierra con ninguna calculadora. Sumando enteros, eso no puede pasar.
La misma obsesión explica el resto de las reglas. El importe se muestra interpretado antes de guardarse, porque leer «1.030» como uno con tres centavos sería cargar el gasto mil veces más chico y no enterarse hasta la hora de facturar. Un importe desproporcionado —del orden de los mil millones de pesos en un solo gasto— se rechaza, porque a esa altura es un dedo que se resbaló sobre el teclado y no un gasto. Un gasto no se edita: se borra y se vuelve a cargar, y así queda el rastro de quién lo hizo y cuándo.
Y de la misma honestidad sale lo que la función no hace. No hay factura, ni recibo, ni honorarios, ni cobros, ni saldo del cliente. El total dice cuánto puso el estudio, no cuánto le deben. Prometer contabilidad y entregar anotaciones se descubre en una semana; entregar anotaciones exactas y decirlo de frente es lo que hace que el número sirva.
Preguntas frecuentes
- ¿Dónde se carga un gasto?
- Desde el historial de movimientos del expediente. Cada movimiento tiene un botón «Cargar gasto» que abre un formulario muy corto: la moneda, el importe y, si quiere, el concepto. El gasto queda atado a ese movimiento y con su fecha. El botón aparece únicamente en expedientes que su estudio tenga en seguimiento, porque fuera de la cartera no hay dónde guardarlo.
- ¿Cómo tengo que escribir el importe?
- Como lo escribiría a mano. El punto es separador de miles y la coma es el decimal: «1.030» son mil treinta pesos y «1,5» es uno y medio. La pantalla muestra debajo cómo interpretó lo que usted escribió antes de guardar, así que el error de cargar un gasto mil veces más chico se ve en el momento y no cuando llega la hora de facturar.
- ¿Suma los pesos y los dólares en un solo total?
- No, y es deliberado. Cada moneda lleva su propio total en el expediente, en la ficha del cliente y en el CSV. Sin una cotización elegida por el estudio, un total en «pesos equivalentes» sería un número inventado, y este número se usa para pasarle una cuenta a un cliente. La conversión, si hace falta, la decide el estudio.
- ¿Puedo ver cuánto llevo gastado en un cliente?
- Sí. La ficha del cliente, en Clientes, muestra el total de los gastos de todos los expedientes que le corresponden, separado por moneda, con el detalle expediente por expediente: el IUE, cuántos gastos tiene cargados y cuánto suman. Ese detalle se descarga en CSV con una columna por moneda, lista para pegar en la planilla con la que el estudio factura.
- ¿Qué pasa si reasigno un expediente a otro cliente?
- Los gastos se van con el expediente. Están guardados contra el expediente y el cliente se alcanza a través de él, así que reasignarlo lleva sus gastos al cliente nuevo sin que nadie tenga que corregir nada de a uno. Un expediente sin cliente asignado también puede acumular gastos.
- ¿Puedo corregir un gasto mal cargado?
- Se borra y se vuelve a cargar. No se edita a propósito: cada gasto guarda quién lo cargó y cuándo, y editar en el lugar dejaría ese rastro diciendo algo que ya no es cierto. Borrar y cargar de nuevo mantiene la historia honesta, que es lo que importa cuando el número termina en una cuenta.
- ¿Emite facturas o lleva la contabilidad del estudio?
- No. Registra lo que el estudio adelantó en cada expediente y lo suma, nada más. No hay factura, ni recibo, ni honorarios, ni cobros, ni saldo de cuenta corriente, y tampoco guarda el comprobante escaneado. Si busca un sistema contable, este no lo es y preferimos decirlo antes de que lo pruebe.
- ¿En qué plan está incluido?
- En todos, incluido el Gratis. Cargar un gasto no consume búsquedas ni créditos de IA, y no hay tope de cantidad de gastos por expediente ni por cliente. El único requisito es que el expediente esté en seguimiento en la cartera de su estudio.
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